Politique de confidentialité 

Le présent contenu de la Politique de confidentialité est affiché sur le site Web de State Street.3

UN MESSAGE DE STATE STREET CANADA4 Nous respectons vos droits en matière de protection de la vie privée et nous nous engageons à préserver et à protéger ces droits. La présente Politique de confidentialité définit notre engagement en matière de confidentialité et explique la nature, le but et les conséquences du consentement à la cueillette, à l’utilisation et à la divulgation, par State Street Canada, de vos renseignements personnels.5

Renseignements sur la politique

TYPES DE RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS

Dans le cadre de nos relations d’affaires, il nous arrive de recueillir des renseignements qui vous identifient personnellement ou des renseignements personnels que vous nous avez communiqués.

Dans la présente Politique de confidentialité, « renseignement personnel » désigne tout renseignement qui identifie une personne, notamment les informations suivantes:

  • âge
  • formation
  • adresse personnelle
  • numéro d’assurance sociale
  • revenu

Vous pouvez aussi nous transmettre des renseignements personnels au nom de vos clients, employés ou prestataires aux fins de la prestation de certains de nos services, notamment lorsque nous agissons à titre de responsables de la tenue des registres, de la gestion des actifs d’un régime ou de la tenue de livre des comptes en fiducie, ou dans le cadre du processus administratif et de la tenue des comptes relatifs aux prestations de régimes de retraite. Les types de renseignements personnels que nous devons parfois exiger comprennent l’adresse du lieu de résidence d’une personne, son numéro d’assurance sociale, la description de ses actifs, les détails de ses pièces d’identité ou toute autre information requise pour pouvoir offrir des services en votre nom.

Nous déployons des efforts raisonnables pour vous informer de la façon dont sont utilisés ou divulgués lesdits renseignements personnels.

COMMENT NOUS RECUEILLONS LES RENSEIGNEMENTS

Nous recueillons les renseignements personnels de différentes façons lorsque vous visitez notre site Internet ou lorsque nous vous offrons des services, y compris : par l’intermédiaire de diverses applications, instructions de négociation, instructions verbales ou autres documents que vous nous fournissez. Nous pouvons également recueillir ces renseignements de la part de firmes qui nous assistent dans la gestion de votre compte et dans le traitement des opérations effectuées en votre nom. Nous recueillons ces renseignements pour pouvoir gérer adéquatement votre compte et vous offrir des services à la hauteur de vos attentes. Vos renseignements personnels sont uniquement recueillis et utilisés à des fins commerciales légitimes ou afin de respecter la loi en vigueur.

En utilisant notre site Internet ou nos services, vous acceptez les modalités de la présente Politique de confidentialité qui peuvent, à l’occasion, être modifiées et vous acceptez la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels conformément à la présente Politique de confidentialité.

Utilisation d’enregistrements de conversations téléphoniques

L’enregistrement de conversations téléphoniques est une pratique courante dans notre secteur d’activité. À l’occasion, nous pouvons effectuer de tels enregistrements à des fins d’assurance de la qualité et de consignation des renseignements échangés. Il est possible que nous recueillions des renseignements personnels lors de tels enregistrements téléphoniques. Si une conversation téléphonique est

enregistrée, vous serez informés que la conversation téléphonique est enregistrée. Ces enregistrements peuvent être transférés et conservés à l’extérieur du Canada, y compris aux États-Unis. Par conséquent, ces enregistrements peuvent être consultés par les autorités des pays où ces enregistrements sont détenus et conservés, sous réserve des lois en vigueur.

Site Internet de State Street Canada

Nous pouvons recueillir, de façon périodique, des renseignements provenant de vous par des moyens automatisés. Lorsque vous consultez notre site Internet, utilisez nos services ou lisez des courriels ou des bulletins électroniques, nous pouvons utiliser des « témoins » ou d’autres mécanismes de suivi en ligne afin de vous offrir de meilleurs services, faciliter votre utilisation de notre site Internet ou de nos services, conserver les préférences en ligne, faire le suivi de l’usage de notre site Internet ou de nos services, personnaliser le marquage de nos services d’entreprise pour nos clients institutionnels ou améliorer la sécurité.

Que sont les témoins?

Les témoins sont de petits fichiers de texte qui contiennent une petite quantité de renseignements téléchargés de votre ordinateur ou de votre appareil lorsque vous visitez un site. Les témoins sont ensuite retransmis au site d’origine à chaque visite subséquente ou à un autre site qui reconnaît le témoin. Les témoins sont utiles, parce qu’ils permettent à un site de reconnaître l’appareil d’un utilisateur.

Les témoins accomplissent plusieurs tâches différentes, notamment en vous permettant de naviguer d’une page à l’autre avec efficacité et en mémorisant vos préférences et ils améliorent l’expérience de l’utilisateur en général. Ils peuvent également contribuer à assurer que les publicités que vous voyez en ligne sont plus pertinentes et correspondent à vos intérêts.

Certains de nos témoins sont utilisés à des fins d’analyse Web et de renseignements à propos de notre site Internet. Ces renseignements peuvent être combinés avec d’autres renseignements aux fins décrites ci-dessous, y compris le marketing. Nous pouvons également utiliser des pixels invisibles ou d’autres technologies à des fins semblables et nous pouvons inclure ceux-ci dans nos courriels de marketing ou nos bulletins électroniques afin de déterminer si les messages ont été ouverts ou si les liens ont été utilisés. Les pixels invisibles n’enregistrent aucun renseignement sur votre appareil, mais travaillent conjointement avec les témoins pour surveiller l’activité en ligne.

Que dois-je faire si je ne veux pas de témoins ou que le site Internet surveille mes activités?

Lorsque vous utilisez notre site Internet, vous convenez que nous pouvons placer des témoins sur votre appareil ou utiliser d’autres mécanismes de suivi en ligne, conformément aux explications de la présente Politique de confidentialité et de l’Énoncé de confidentialité de State Street. Si vous désirez supprimer

les témoins existants de votre appareil, vous pouvez le faire en utilisant les options de votre navigateur. Si vous désirez bloquer les témoins sur votre appareil à l’avenir, vous pouvez modifier les paramètres de votre navigateur pour le faire. Pour obtenir plus de renseignements sur la façon dont les témoins sont utilisés par nous et State Street Bank and Trust Company, veuillez consulter l’Énoncé de confidentialité de State Street sur le site statestreet.com.

Nous ne recueillons pas vos renseignements personnels lorsque vous consultez notre site Internet, à moins que vous choisissiez de nous fournir de tels renseignements par courriel ou par tout autre moyen. Nous utilisons de tels renseignements pour traiter votre demande et, le cas échéant, pour vous répondre. Lorsque vous communiquez ainsi avec nous, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la sauvegarde de ces renseignements pour une durée raisonnable aux fins de réponse à votre demande et vous comprenez la nature, le but et les conséquences de ces activités.

COMMENT NOUS UTILISONS ET PARTAGEONS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

 

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels de différentes façons, y compris : pour vous fournir des services (garde de valeurs, gestion de portefeuille, comptabilité de fonds, gestion, services fiduciaires et autres services connexes); pour améliorer nos services; pour rendre nos procédures plus efficaces, ou pour mettre en œuvre des mesures de sécurité.

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à nos sociétés affiliées ou partager vos renseignements personnels avec celles-ci à diverses fins, dans la mesure permise par la loi, y compris pour permettre à nos sociétés affiliées d’offrir des services. Les renseignements personnels peuvent être divulgués à des tiers non affiliés avec lesquels nous avons signé des contrats pour offrir des services en notre nom, ou partagés avec ces tiers. Nous exigeons que nos fournisseurs de services acceptent de se conformer aux normes de confidentialité et de sécurité pertinentes ou de s’engager à offrir des niveaux de protection appropriés et semblables à ceux que nous offrons lorsque nous traitons des renseignements personnels. Ces fournisseurs de services et ces sociétés affiliées peuvent se trouver dans un territoire de compétence national ou étranger, tel que les États-Unis, et les renseignements personnels peuvent être assujettis aux systèmes juridiques et aux lois en vigueur dans chaque province, état ou pays (a) où ils sont détenus, reçus ou conservés par vous ou nous, (b) à partir desquels vous y accédez ou nous y accédons, ou (c) qu’ils traversent.

Nous ne divulguons pas vos renseignements personnels à quiconque ni les partageons avec quiconque, sauf aux fins expressément autorisées dans la présente Politique de confidentialité ou si la loi l’exige.

Nous pouvons également partager des renseignements, y compris des renseignements personnels à votre égard et à l’égard de vos comptes et de vos opérations avec des organismes gouvernementaux, des bourses, des organismes d’autoréglementation et des autorités chargées de l’application des lois, dans la mesure exigée ou permise par la loi, les règles, les règlements ou le processus judiciaire, y compris, sans toutefois s’y limiter, à des fins de production de rapports gouvernementaux.

Nous pouvons partager des renseignements personnels et d’autres renseignements recueillis par l’intermédiaire des services avec une entité remplaçante dans l’éventualité d’une fusion, d’une acquisition ou d’une opération semblable concernant une partie ou la totalité de notre entreprise. Nous exigerons que l’organisme acquéreur accepte de protéger la confidentialité de vos renseignements personnels conformément à la présente Politique de confidentialité.

COMMENT NOUS TRANSFÉRONS ET CONSERVONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

State Street est une organisation mondiale; les renseignements personnels que nous recueillons peuvent faire l’objet de transferts internationaux dans le monde entier, dans des pays où State Street exerce ses activités, qui pourraient ne pas avoir les mêmes lois en matière de protection de données que le pays dans lequel vous résidez. Nous avons mis en place des politiques et des procédures internes dans le cadre de nos efforts visant à atteindre un niveau de protection équivalent dans l’ensemble de notre organisation. Le transfert de renseignements personnels à d’autres pays est effectué en fonction d’un besoin commercial ou du respect des lois en vigueur. Il est possible d’accéder aux renseignements personnels conservés ou traités dans un territoire de compétence étranger au moyen d’une ordonnance légale effectuée dans le territoire en question.

 

COMMENT NOUS PROTÉGEONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous avons recours à des mesures de sécurité conformes à la loi en vigueur pour protéger les renseignements personnels contre l’accès ou l’utilisation non autorisé(e). Toutefois, vous devez être conscient que la nature ouverte de l’Internet fait de sorte que les renseignements et les renseignements personnels peuvent circuler, sans aucune mesure de sécurité, sur des réseaux qui vous connectent à nos systèmes et peuvent être utilisés par des gens autres que les destinataires prévus de ces données. L’accès à vos renseignements personnels est réservé aux employés, aux sociétés affiliées et aux tiers qui ont besoin de connaître ces renseignements afin de vous offrir les services requis.

Dans le but d’empêcher qu’un tiers n’accède de façon non autorisée aux renseignements personnels, tous les renseignements personnels en format électronique détenus par State Street sont conservés dans des systèmes protégés par des architectures de réseau sécurisées qui contiennent des pare-feu et des appareils de détection d’intrusion. Une « copie de sauvegarde » (c.-à-d., un enregistrement) des serveurs qui contiennent ces renseignements personnels est régulièrement effectuée afin d’éviter tout effacement ou destruction involontaire de ces renseignements personnels. Les serveurs sont conservés dans des endroits équipés de systèmes de sécurité, de détection des incendies et de systèmes de réponse appropriés. Ces copies de sauvegarde procédurales respectent les normes établies par les lois et les règlements en vigueur. Les renseignements personnels ne sont conservés qu’aux fins pour lesquelles ils sont recueillis et pour la durée nécessaire, conformément à des procédures raisonnables

en matière de conservation des documents d’affaires ou aux exigences prévues par la loi.

COMMENT VOUS CONSENTEZ À L’UTILISATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En faisant appel à nos services, vous consentez à la cueillette, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels, tel qu’il est décrit dans la présente Politique de confidentialité, et vous comprenez la nature, le but et les conséquences de votre consentement à ces activités.

Lorsque nous fournissons des services de tenue de comptes, de paiement de prestations de retraite et d’autres services similaires, nous utilisons vos renseignements personnels après avoir obtenu votre consentement exprès. Lorsque nous utilisons les renseignements personnels de vos clients, employés ou prestataires que vous avez recueillis et que vous nous avez divulgués, nous nous attendons à ce que la collecte, l’utilisation et la divulgation de ces renseignements personnels fassent également l’objet d’un consentement.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve d’exigences juridiques ou contractuelles, à condition de nous avoir donné un préavis raisonnable. Un tel préavis doit nous donner le temps nécessaire pour repérer vos renseignements personnels, vous présenter d’autres options et vous expliquer les conséquences liées au retrait de votre consentement. Le retrait ou le refus de donner votre consentement peut nous empêcher de vous offrir certains produits ou services pour lesquels la transmission de tels renseignements personnels est essentielle.

Dans certains cas, nous pourrions être tenus de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels sans consentement préalable, par exemple, pour obéir à une injonction ou pour nous conformer aux lois, aux règlements ou aux exigences d’organismes du Canada ou de l’étranger.

CONSULTATION ET VÉRIFICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En tant que personne qui fournit des renseignements personnels à State Street Canada, vous pouvez demander des renseignements sur la nature des renseignements personnels conservés ou traités par State Street Canada. State Street vous permettra d’avoir un accès raisonnable à vos renseignements personnels qu’elle détient et, le cas échéant, vous pourrez les examiner et corriger toute erreur. Nous coopérerons afin de vous offrir un tel accès. Nous nous engageons à déployer tous les efforts raisonnables pour nous assurer de l’exactitude de vos renseignements personnels. Pour obtenir un tel accès, envoyez une demande par écrit.

Pour aider à protéger votre droit à la confidentialité et assurer la sécurité, nous prenons des mesures raisonnablement nécessaires pour vérifier votre identité avant de vous accorder l’accès aux renseignements. Nous répondrons à de telles demandes raisonnables dans tout délai requis par la loi pertinente, après que votre identité a été confirmée et que vous avez précisé les renseignements personnels que vous souhaitez consulter.

COMMENT NOUS JOINDRE

Veuillez communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée pour l’unité fonctionnelle pertinente si :

  • vous avez des questions ou des inquiétudes au sujet de vos renseignements personnels ou de la présente Politique de confidentialité;
  • vous voulez obtenir des détails sur la façon d’accéder à vos renseignements personnels que nous possédons;
  • vous voulez retirer votre consentement
     

Vous pouvez joindre le responsable de la protection de la vie privée par la poste, par courriel ou par téléphone:

Pour les clients de:
- State Street Trust Company Canada
- State Street Bank and Trust Company-Canada Branch
- State Street Global Markets Canada Inc.
- State Street Fund Services Toronto Inc.

Centre financier State Street
À l’attention de: Chef de la protection des renseignements personnels
30 Adelaide Street East, Suite 1100
Toronto, Ontario M5C 3G6

canada-information@statestreet.com
(647) 775-7000


Pour les clients de :
-
State Street Global Advisors

Centre financier State Street
À l’attention de: Chef de la protection des renseignements personnels
30 Adelaide Street East, Suite 1100
Toronto, Ontario M5C 3G6

SSgA_Compliance_Canada@ssga.com
(647) 775-7000

 

Remarque: Les procédures et les directives relatives aux politiques peuvent occasionnellement faire l’objet d’une révision. Vous trouverez les politiques les plus récentes sur la page consacrée aux politiques d’entreprise sur l’intranet.

3 Le présent contenu de la Politique de confidentialité est affiché en français et en anglais sur le site Web de State Street.

4 State Street Canada désigne les sociétés State Street suivantes au Canada : State Street Trust Company Canada, State Street Bank and Trust Company-Canada Branch, State Street Fund Services Toronto Inc., Conseillers en gestion globale StateStreet, Ltée et State Street Global Markets Canada Inc.

5 Dans l’ensemble du présent document, les termes « nous », « notre » et « nos » désignent State Street Canada. Les termes « vous », « votre » et « vos » font référence aux clients, aux anciens clients, aux clients potentiels et aux employés des clients de State Street Canada, de même qu’aux visiteurs du site Internet de State Street Canada et aux personnes qui transmettent de quelque autre manière que ce soit des renseignements personnels à State Street Canada. La présente Politique de confidentialité ne s’applique pas aux employés de State Street Canada.